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作者:档案室   【阅读 690 次】   日期: 16-03-08


关于报送2015年度档案材料的通知

 

各部门、各单位:
    根据今年工作安排,从3月8日至31日进行2015年度形成的各类档案文件材料的立卷归档工作,现将有关事项通知如下:
    一、 立卷归档范围
    (一)2015年1 月1日至12月31日期间,学校在党政、教学、科研、对外交流与合作、基本建设、资产与设备、财务、出版、社会服务等各项管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料。载体形式包括:纸质、照片、光盘、录像带等。尤其是反映学校重大教学活动的各种声像载体,应与文字材料同时收集、整理归档。
    (二)2015年毕业的研究生及优秀本科生的毕业设计、毕业论文、学位审批、答辩材料,学籍材料,招生材料等。
    (三)山东工艺美术学院第五届教代会暨第四届工代会 、2015“泰山学术论坛――设计艺术学专题” 、敦煌壁画艺术精品高校公益巡展、全国美术学学科建设论坛暨邓福星美术学思想研讨会等专题活动档案。
    (四)2015年度上级有关材料。上级有关我校教学、人事、科研、财务、基建涉及人员、项目、经费、学科工作的批复、决定等文件的原件。
    (五)“人物档案”。我校教授在长期教学、科研工作中形成的、具有保存、利用价值的、不同载体的各种文字、声像材料和实物(参见《山东工艺美术学院人物档案管理办法》学校网页“党办院办”的“下载专区”栏);副教授及其他教师获得省部级以上奖励或荣誉的相关材料。专著、论文交原件,获奖证书或荣誉证书翻拍后交电子稿。
    具体内容以《山东工艺美术学院档案文件材料归档范围和保管期限表》所规定的归档范围为准。(参见学校网页“党办院办”的“下载专区”栏)
    二、归档要求
    (一)按照档案管理保护规范,归档纸质文件要求打印,字迹清晰,复印件不得归档。批签文件材料禁止使用彩色笔、铅笔、圆珠笔及纯蓝墨水,如归档材料中有此情况,请重新批签。
    (二)电子文件与纸质文字材料须同时归档。各单位可根据授权登录“档案管理信息系统”(http://172.16.80.22/BS_SDADA_GDA/Default.aspx)进行数据录入。各单位形成的有保存价值的大型数据库、音频、视频、图像库文件也可以光盘的形式直接向档案室移交。
    (三)各单位须将人物档案收集、整理、分类,并对应录入档案信息管理系统中的“著作/画集、论文、报刊、获奖证书/荣誉证书”,然后将纸质人物档案原件或者原件照片送交档案室。
    (四)进一步提高归档案卷质量,确保文件材料完整齐全。立卷人员要注意归档材料的审核,检查其是否齐全规范,确保准确、完整、无遗漏。
    (五)若各单位还存有2015年以前的各类档案请兼职档案员收集整理一并归档。
    三、归档手续
    (一)档案整理完毕后,请将档案资料和资料移交目录(见附件一)一起交档案室。由归档部门负责人在移交目录上签署本年度本部门材料归档是否齐全,如有缺失说明具体情况;无归档材料的部门由负责人在移交目录上签署“本年度本部门无归档材料”。移交目录由移交人、接收人双方签字,各存一份备查。
    (二)《卷内备考表》(见附件二)的填写说明:下载打印后,“立卷人”处由兼职档案员签字,“检查人”处由部门负责人审核后签字。
    (三)部门负责人发生工作变动时,归档材料全部是在前任领导任职年度形成,应由前任领导签字;归档材料是在两任领导都有任职的年度形成,可由现任领导签字。
    各单位在档案整理过程中,如有问题,请随时与档案室联系。联系人:蒋松、刘忠华。联系电话:89626626、89626625。 

    附件一山东工艺美术学院()年度档案归档目录.doc

    附件二卷 内 备 考 表.doc


  院长办公室
                                        二0一六年三月八日



栏目编辑:党办院办   出处:档案室